Il 30 giugno 2025 ha segnato la scadenza per l’aggiornamento e la pubblicazione del Manuale di Gestione Documentale da parte delle Pubbliche Amministrazioni, come previsto dalle Linee guida AgID e dal Piano Triennale per l’Informatica nella PA 2024-2026. Ogni amministrazione è tenuta a rendere disponibile il manuale sul sito istituzionale entro tale data e a nominare il Responsabile della Gestione Documentale, pubblicando il relativo decreto di adozione.
Il Comune di Firenze, la Provincia del Verbano Cusio Ossola, il Comune di Gallarate: sono solo alcuni degli Enti che hanno già pubblicato il Manuale sulla propria Amministrazione Trasparente, grazie al supporto dei nostri Consulenti.
Questa scadenza non rappresenta un adempimento isolato, ma si inserisce in un percorso di adeguamento continuo per la gestione documentale digitale nella Pubblica Amministrazione, con ulteriori scadenze previste per il 30 giugno 2026.
Scadenze 30 giugno 2026: conservazione digitale dei documenti
Entro tale data le Pubbliche Amministrazioni dovranno:
- Attivare il trasferimento di tutte le serie documentali e dei relativi metadati su un sistema di conservazione accreditato.
- Adottare e pubblicare in Amministrazione Trasparente il Manuale di Conservazione, documento che descrive le procedure di versamento, conservazione e monitoraggio dei documenti informatici.
- Nominare il Responsabile della Conservazione, figura essenziale per la gestione e l’integrità degli archivi digitali.
- Definire e applicare il Piano di Conservazione, strumento che stabilisce tempi di conservazione e scarto delle tipologie documentali gestite.
Il mancato rispetto di questi obblighi espone le amministrazioni a rischi di sanzioni, contestazioni e rilievi in caso di audit.
ADS e Data Processing propongono un servizio di consulenza, gestito da esperti archivisti informatici, pensato per supportare gli enti in tutte le fasi del percorso, offrendo competenze specialistiche sulla normativa vigente, sulle modalità di attuazione della conservazione digitale e delle tecnologie documentali utilizzate, con l’obiettivo di rendere l’Ente conforme alle richieste normative, efficientare e migliorare le procedure in essere, e contestualmente ridurre al minimo il rischio di errori e sanzioni.
Perché è importante la conservazione digitale
Il processo di conservazione digitale consente di:
- Certificare la corretta conservazione dei documenti attraverso l’invio e l’accettazione del pacchetto di versamento al conservatore accreditato.
- Garantire integrità e reperibilità dei documenti conservati, assicurandone autenticità, leggibilità e rintracciabilità nel tempo, in conformità all’art. 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005).
- Prevenire contestazioni e sanzioni grazie al trasferimento tempestivo dei documenti secondo le procedure stabilite nel Manuale e nel Piano di Conservazione.
Gestione documentale: un processo continuo
La gestione documentale digitale non si esaurisce con la redazione del Manuale di Gestione o di Conservazione. Le Linee Guida AgID e la normativa in materia di digitalizzazione evolvono costantemente, richiedendo aggiornamenti periodici dei manuali, adeguamenti dei flussi documentali e verifica della compliance.
Per mantenere la conformità normativa, è utile un monitoraggio continuo che verifichi l’adeguatezza dei manuali, segnali eventuali modifiche necessarie e garantisca la corretta applicazione delle procedure, riducendo il rischio di errori e sanzioni.
