Gestire correttamente la propria produzione documentale è una delle attività determinanti per il corretto funzionamento degli Enti; non a caso il Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione 2024-2026 ha sottolineato l’importanza per la PA di conformarsi alle Linee Guida per la gestione informatica dei documenti, definendo i sistemi di gestione informatica dei documenti componenti strategiche per il funzionamento degli Enti.
Nel recente aggiornamento del Piano Triennale, uscito alla fine di gennaio 2025, è stato ulteriormente posto l’accento sulle attività di dematerializzazione degli archivi, definite attività cruciali per conseguire la digitalizzazione degli stessi.
Ma quali sono le attività che gli Enti possono attuare per arrivare a questi obiettivi?
Agire direttamente nella fase di formazione dei documenti, in modo tale che gli stessi siano prodotti in modalità “nativamente” digitali; tramite gli strumenti che il software di gestione documentale Prisma mette a disposizione:
- Implementazione di workflow autorizzativi codificati, con attori definiti e censiti nell’applicativo, tenendo traccia e storicizzando l’agire amministrativo (fasi, date, operatori);
- Utilizzo di modelli condivisi all’interno dell’Ente, che seguano le regole per l’accessibilità dei documenti alle persone portatrici di handicap;
- Generazione di registrazioni di protocollo standardizzate, comprensive del file principale e degli eventuali allegati firmati digitalmente e in formati idonei per la conservazione (PDF/A con firma PADES o CADES);
- Trasmissione tramite Posta Elettronica Certificata.
Organizzare gli archivi digitali e ibridi in aggregazioni documentali (serie e fascicoli) che permettano all’archivio di nascere già ordinato, senza necessità di costosi interventi di riordino successivi e che offrano punti di accesso privilegiati e coerenti alla documentazione conservata dall’Ente.
- Questa attività richiede una gestione integrata degli strumenti archivistici allegati del Manuale di Gestione, ovvero del Piano di Classificazione, del Piano di Fascicolazione e del Piano di Conservazione, che sono le bussole che guidano gli operatori nella gestione e nell’organizzazione delle proprie pratiche.
- Il software di gestione documentale Prisma ha implementato una serie completa di funzionalità che permettono di gestire, creare e ricercare i fascicoli, anche in modalità ibrida; adeguandosi a quanto richiesto dalla normativa vigente.
Organizzare interventi di recupero e digitalizzazione del pregresso cartaceo, anche utilizzando gli strumenti della certificazione di processo definiti dalle Linee Guida AGID e dalla circolare 26/2024 della Direzione Generale Archivi.
Definire regole certe e pratiche per gli Operatori dell’Ente codificate all’interno degli strumenti previsti dalla normativa, il Manuale di Gestione e il Manuale di Conservazione.
Per fornire ulteriori dettagli sulla normativa vigente e sulle attività di supporto archivistico disponibili per gli Enti, Gruppo Finmatica organizza un webinar gratuito martedì 13 maggio 2025 alle ore 10:00, condotto da Elisa Luconi.
Questo webinar offrirà un’opportunità preziosa per approfondire i servizi offerti e per chiarire eventuali dubbi o domande riguardanti la gestione documentale nell’ambito pubblico.
WEBINAR GRATUITO DEDICATO AI CLIENTI
Martedì 13 maggio 2025 dalle 10.00 alle 11.00
Relatore Dott.ssa Elisa Luconi, esperta in Archivistica Digitale
Per iscrizioni e ulteriori informazioni scrivere a segreteriaclienti@ads.it
