Smart*DMS
Adeguamento delle componenti informatiche “Enti Terzi” nel dialogo con le piattaforme SUAP/SUE
La digitalizzazione della Pubblica Amministrazione rappresenta un elemento chiave per migliorare l’efficienza dei processi amministrativi. In questo contesto, l’avviso della Misura 2.2.3 “Digitalizzazione delle procedure (SUAP & SUE) – Enti Terzi” mira a supportare l’adeguamento tecnologico delle infrastrutture informatiche degli Enti terzi, facilitando l’integrazione con gli Sportelli Unici per le Attività Produttive (SUAP).
Il SUAP rappresenta un punto di accesso fondamentale per le imprese e i cittadini, semplificando l’interazione con la pubblica amministrazione e centralizzando le procedure necessarie per l’avvio e la gestione delle attività produttive. Per garantire un funzionamento efficace del sistema e adempiere a quanto previsto dall’avviso, ADS e Data Processing propongono interventi tecnologici mirati per l’adeguamento dei sistemi esistenti, garantendo una gestione rapida e sicura delle pratiche amministrative.
Scenario di adeguamento del sistema Smart*DMS
Il bando di finanziamento PNRR in oggetto prevede la realizzazione dello scenario di comunicazione sincrono, tramite comunicazione basata sulla Piattaforma Digitale Nazionale dei Dati (PDND), tra le piattaforme SUAP/SUE e i così detti “Enti Terzi” tenuti al rilascio di pareri o autorizzazioni; ovvero, tutti gli uffici degli stessi Comuni e di altre Pubbliche Amministrazioni coinvolte nelle procedure di partenza. Sono identificati nel dettaglio 12 casi d’uso, riassunti nella tabella.
Il sistema sarà quindi dotato di appositi client di comunicazione, in entrata e in uscita, con la Piattaforma Digitale Nazionale dei Dati, specificamente per erogare e fruire gli e-services di dialogo con i servizi SUAP/SUE.
L’interfaccia applicativa sarà implementata per il trattamento dei metadati specifici, desunti dalle comunicazioni in ingresso e necessarie per la compilazione delle chiamate in uscita, in apposite sezioni delle attuali maschere applicative. La gestione dell’Iter Documentale, già propria del sistema, permetterà di modellare i flussi dei documenti sulla base della struttura organizzativa attuale dell’Ente.
[1] Estratto da Misura 2.2.3 “Digitalizzazione delle procedure (SUAP & SUE)” Supporto agli Enti Terzi per l’adeguamento alle nuove specifiche tecniche di interoperabilità delle proprie componenti informatiche Enti Terzi per la gestione delle pratiche provenienti dagli sportelli unici per le attività produttive (SUAP). Allegato 2 – Definizione del Servizio e modalità di adeguamento https://areariservata.padigitale2026.gov.it/sfc/servlet.shepherd/document/download/069J7000006Axc4IAC?operationContext=S1
Vantaggi dell’integrazione sincrona in Smart*DMS
L’integrazione nativa della componente “Enti Terzi” all’interno di Smart*DMS presenta numerosi vantaggi, tesi all’armonizzazione della necessità nazionale di digitalizzazione sincrona delle procedure SUAP/SUE.
Come prima cosa, la gestione tramite Smart*DMS si inserisce in continuità con i processi attualmente in uso: oggi la comunicazione con i SUAP/SUE di altri Enti avviene in modo asincrono, tramite lo scambio di PEC tra gli uffici comunali; in oggetto è quindi un’evoluzione di questo meccanismo, integrandolo in un processo già consolidato.
Per gli utenti finali, questo significa continuare a utilizzare la piattaforma attuale, in una versione evoluta: non sarà necessario adottare nuovi software, riducendo così i tempi di apprendimento e semplificando la condivisione delle informazioni.
L’integrazione nativa consentirà l’acquisizione automatica e controllata delle informazioni relative alle istanze all’interno del Sistema Documentale, senza duplicazioni di file o metadati, e con una corretta fascicolazione unitamente ai documenti correlati dei procedimenti.
Questo approccio garantisce non solo un sensibile incremento dell’efficienza operativa, ma soprattutto una gestione del dato conforme ai principi di unicità, integrità, immodificabilità e reperibilità, in pieno allineamento con le disposizioni normative vigenti in materia di documentazione amministrativa, protocollo informatico e amministrazione digitale
La gestione dell’Iter Documentale presente in Smart*DMS, tramite smistamenti automatizzati basati sulla Struttura Organizzativa vigente dell’Ente, consentirà la condivisione strutturata delle informazioni e il coinvolgimento di ulteriori Unità Organizzative, all’interno di processi già collaudati. Tali attività saranno gestite su interfacce applicative familiari agli utenti, garantendo non solo continuità operativa, ma anche la piena tracciabilità di ogni azione, la possibilità di audit puntuale dei flussi documentali e il monitoraggio continuo delle attività in conformità con le logiche organizzative e i requisiti di controllo interno.