ESTAR – Ente di Supporto Tecnico Amministrativo della Sanità Toscana nel 2020 ha indetto una gara con oggetto la realizzazione di un software per la gestione dei contratti relativi alla fornitura di beni e servizi. Nasce così, dalla stretta collaborazione tra ESTAR e Data Processing, Smart*CM Contract Management una piattaforma finalizzata alla gestione delle attività dei RUP/RES/DEC delle Aziende Sanitarie ed Ospedaliere della Regione Toscana.
Smart*CM è un portale di accesso unico per reperire le informazioni vitali e i documenti essenziali di ogni fase della vita di un contratto di fornitura: è il centro di controllo per una supervisione precisa e un’esecuzione proattiva al fine di una gestione impeccabile dei contratti.
La soluzione ha raccolto elogi entusiastici da parte dei professionisti che hanno apprezzato l’implementazione di una gestione collaborativa: Smart*CM è infatti una piattaforma ben organizzata che integra perfettamente messaggistica, invio di richieste, coordinamento degli eventi e notifiche istantanee via e-mail.
Smart*CM vanta dashboard dedicate, funzionalità di tracciamento in tempo reale e sistemi di allarme proattivi. Il monitoraggio delle capacità finanziarie avviene attraverso l’estrazione diretta dal sistema amministrativo e contabile dell’azienda. Inoltre la funzione di calendario, integrata nella piattaforma, garantisce una supervisione vigile delle attività promuovendo una gestione accurata e tempestiva delle scadenze.
La piattaforma permette di ottimizzare i tempi e i costi, razionalizzando e velocizzando la gestione dei macro-processi nei quali si articola la gestione dei contratti. La gestione dell’intero ciclo di dematerializzazione (firma, protocollo e conservazione), la semplificazione del recupero delle informazioni e l’esecuzione proattiva e precisa delle azioni necessarie per rispettare le scadenze ha migliorato sensibilmente il controllo dello stato di avanzamento dei contratti. L’interoperabilità con le piattaforme di gestione gare nazionali/regionali (realizzata nel rispetto della normativa vigente e delle linee-guida nazionali e regionali) e con il sistema amministrativo contabile dell’azienda ha permesso di aggiungere un anello importante al ciclo di e-procurement.
